TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA AUDITORÍA ESPECIAL CONTRATADA POR RAINFOREST FOUNDATION NORUEGA (RFN) EN COLOMBIA

1. Antecedentes

Rainforest Foundation Norway (RFN) es una organización no gubernamental de Noruega con número de registro 985 828 806, fundada en 1989 que trabaja por la protección de la selva tropical con enfoque en los derechos de los pueblos indígenas. RFN gestiona fondos de cooperación internacional para proyectos con contrapartes en siete países de tres continentes. La mayoría de estos fondos provienen de la Agencia Noruega de Cooperación para el Desarrollo (Norad).

2. Objetivos de la auditoría especial

El objetivo de la auditoría es revisar los informes financieros del socio y detallar los hallazgos de la auditoría, refiriéndose al firmado acuerdo multianual 2023-2027, la política de anticorrupción, rutinas financieras, regulación de contratación y compra de bienes y servicios, y otros acuerdos entre RFN y el “Socio”. Se prestará especial atención a los costos de personal, los anticipos del programa, los gastos relacionados con los viajes y otros gastos del proyecto.

2.1 Objetivos generales:

• Verificar el cumplimiento de las normativas legales, tributarias, laborales y registros oficiales del país, y describir claramente las desviaciones, si las hubiere.
• Verificar que todos los fondos recibidos por el "Socio" para el proyecto se hayan registrado correctamente en los libros y registros contables de la institución.
• Verificar que el 100% de los costos incurridos y los bienes adquiridos por el "Socio" se encuentren debidamente registrados en los libros y registros contables de la institución y estén respaldados por documentación adecuada, razonable y acorde con el presupuesto aprobado y los términos del contrato con la organización cooperante.

2.2 Objetivos específicos:

a) Costos de personal y/o consultores

• Examinar todas las transacciones de costos de personal y consultores.
• Examinar todos los documentos de sustento de los procesos de contratación. Asimismo, el cumplimiento de las regulaciones internas de la organización y el contrato firmado por la organización y RFN.
• Verificar que los pagos realizados al personal y/o consultores tengan los respaldos de documentos e informes que sustenten el pago ejecutado por la organización.

b) Pagos por adelantado y viáticos

• Examinar todos los anticipos de viaje y gastos relacionados con viajes para verificar si:
• Los anticipos estaban respaldados por todos los documentos de respaldo necesarios y el proceso se haya realizado de acuerdo con las normas internas de la organización.
• Los anticipos se han utilizado para los fines previstos.
• Examinar todos los viáticos del personal para verificar si sus montos de viáticos están de acuerdo con la normativa interna de la Organización, así como garantizar que no se hubieran producido discrepancias entre el personal.

c) Alquiler de oficinas

• Examinar todas las transacciones de costos de alquiler de oficinas.
• Examinar todos los documentos de sustento para respaldar las transacciones financieras y garantizar que el proceso de adquisiciones cumpla con las regulaciones internas de la organización y el contrato firmado por la organización y RFN.

3. Alcance del trabajo

La auditoría especial abarcará el período comprendido entre el 1 de enero de 2022 y el 31 de diciembre de 2023. La verificación de todas las transacciones, cuentas y toda la documentación se realizará en la oficina de la Organización en Colombia. El alcance del trabajo se referirá al objetivo de esta auditoría e identificará los aspectos que requieren una atención especial.

4. Período de tiempo

Esta asignación de auditoría especial se ejecutará aproximadamente durante el período del 09 de septiembre al 18 de octubre de 2024 (máximo 6 semanas). Los plazos y entregables sugeridos deben incluirse en el contrato firmado con la firma de auditoría seleccionada.

5. Informes

El auditor presentará los hallazgos y recomendaciones para cada alcance de trabajo y especificará los requisitos del acuerdo relacionados con la documentación. Las conclusiones del auditor se utilizarán como base para que Norad pueda reembolsar sus reclamaciones.

Los auditores emitirán un borrador de informe para dar a la gerencia del "Socio" la oportunidad de sustentar, comentar y/o contradecir los hallazgos. La firma de auditoría debe organizar una sesión de discusión con el “Socio”. El informe final se emitirá siete días después de que se haya celebrado la reunión de socialización del borrador del informe.

Las secciones propuestas para el informe especial se encuentran en el Anexo 1. En el resumen del informe, los auditores deben incluir una tabla con cantidades específicas de fondos mal administrados o malversados y personas responsables.

Los auditores sostendrán reuniones al inicio y al final de la evaluación de auditoría con el “Socio”, directorio y personal administrativo. La reunión final se realizará luego de la presentación del borrador del informe de auditoría para socializarlo con el “Socio” y agilizar el análisis y respuesta de la organización. Luego de presentar la versión final del informe de auditoría al “Socio” se debe remitir a RFN para su opinión y posteriormente pueda la auditoria firmar y remitir su informe final, después se realizará una reunión final con RFN, que puede ser realizado a través de plataformas en línea como Teams o Zoom.

6. Requisitos

6.1 Elegibilidad de la empresa

Podrán presentar propuestas las sociedades de auditoría que cumplan los siguientes requisitos:

• Ser titular de una licencia comercial de auditoría.
• Tener un certificado de competencia para el año 2024, por la entidad que la ley colombiana determine.
• El auditor debe ser completamente imparcial e independiente en todos los aspectos de la gestión o de los intereses financieros en el "Socio", y no debe ser empleado, servir como director o tener ninguna relación financiera o comercial cercana con ningún participante senior en la gestión del "Socio" durante el período cubierto por la auditoría especial o durante la ejecución de la auditoría. El auditor debe revelar cualquier relación que pueda comprometer su independencia.

El auditor que ya haya realizado la auditoría de las cuentas del "Socio" y/o de proyectos durante el período que cubrirá la auditoría especial no será elegible para ser nombrado auditor para este encargo.

6.2 Cualificaciones, experiencia y composición del equipo

El auditor asignará un equipo de personal con las calificaciones profesionales apropiadas y la experiencia adecuada con las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) y experiencia en auditorías especiales de entidades comparables en tamaño y complejidad al proyecto en cuestión. Los miembros del equipo deben incluir contadores calificados (ACCA, CA y CPA) con experiencia relevante para el gerente de auditoría. Además, el equipo debe incluir preferentemente profesionales certificados de auditoría interna (IIAA) y auditoría forense (ACFE). La sociedad de auditoría facilitará a RFN los currículos del socio u otra persona de la sociedad de auditoría responsable de la auditoría y de la firma del informe, junto con los currículos de los directores de auditoría, auditores sénior y auditores adjuntos propuestos como parte del equipo de auditoría. Los currículos incluirán detalles apropiados sobre el tipo de auditorías realizadas por el personal, indicando su capacidad para llevar a cabo la auditoría especial, así como detalles sobre la experiencia específica pertinente.

7. Propuestas

Las empresas interesadas y elegibles deberán presentar propuestas técnicas y financieras antes del 30 de agosto de 2024. La propuesta debe incluir la siguiente información:

• La elegibilidad de la empresa,
• Conocimiento de los requisitos para una auditoría especial,
• Enfoque, metodología, calendario y resultados propuestos (incluidas las mejoras propuestas al formato del informe especial, si las hubiera),
• Equipo auditor propuesto y CV's
• Tiempo estimado para presentar un informe final firmado

La propuesta financiera deberá tener toda la información relativa a los precios para la realización de la auditoría especial descrita en el presente mandato. La propuesta económica que se ofertará debe contener todos los costos directos e indirectos. Deben incluirse los honorarios de auditoría y los gastos de viaje. Los costos condicionales no son aceptables. RFN no se hará responsable de los gastos incurridos en la preparación y presentación de las propuestas técnicas y económicas para participar en la licitación.

Las propuestas deberán ser https://karriere.regnskogfondet.no/jobs/4823029-invitation-to-tender-for-a-special-audit-colombia

Nota: Algunos documentos clave del proyecto deberán enviarse a la firma de auditoría seleccionada.

• Documento de proyecto a largo plazo 2023-2027
• Planes anuales y presupuesto del proyecto año 2022 y 2023
• Informes de actividades y financieros presentados del proyecto año 2022 y 2023.

7.1 Evaluación de las propuestas

A continuación se ofrece una breve descripción de los pasos que se utilizarán en la evaluación de las propuestas:

Criterios técnicos (80%)

• Conocimiento de los requisitos para una auditoría especial (10%);
• Enfoque, metodología, calendario y resultados propuestos (30%);
• Cualificaciones, experiencia y composición del equipo de auditoría propuesto (20%).
• Tiempo estimado y disponibilidad para completar el informe especial (20%)

Propuesta financiera (20%)

Nota: Una empresa que no esté dispuesta a asignar a un contador calificado (ACCA, CA, AICPA) como gerente de auditoría será rechazada automáticamente.

7.2 Derecho de RFN a rechazar propuestas

RFN se reserva el derecho de rechazar cualquiera de las propuestas que no considere relevantes.

Anexo: 1 Propuesta de formato para el informe especial (Escrito en Inglés y español)

1. Resumen ejecutivo

El alcance y el objetivo de la auditoría de investigación, una breve descripción de la metodología utilizada, un resumen de los resultados con detalles específicos sobre la cantidad de fondos que se han gestionado o utilizado indebidamente, conclusiones y recomendaciones, y el camino a seguir (máximo dos páginas).

2. Introducción

Una breve descripción del proyecto financiado por RFN y las razones para llevar a cabo la auditoría de investigación.

3. Objetivos de la auditoría de investigación.

4. Alcance de la auditoría de investigación (Cualquier limitación en la realización de la auditoría de investigación se discutirá en este párrafo).

5. Metodología (no superior a una página)

6. Hallazgos determinados por la auditoría especial y recomendaciones específicas (auditoría de investigación). Se deben responder todas las preguntas y elementos de los TDR. Si es relevante, también se puede incluir otra información.

7. Conclusiones y recomendaciones (Tenga en cuenta que solo las recomendaciones generales se incluyen en esta sección. Las recomendaciones específicas se presentarán después de los hallazgos).

8. Anexos.